Quando si parla di management o più in generale di leadership uno dei primi temi da affrontare è la delega. Tuttavia, sovente le modalità di delega implementate non sono corrette.
Innanzitutto l’obiettivo primario da perseguire con la delega non è l’alleggerimento del proprio carico di lavoro, bensì la capacità di mettere a proprio agio il collaboratore in condizioni di avviare il lavoro, ossia renderlo più autonomo possibile e supportarlo tramite un’azione di presidio. Tornando all’alleggerimento del carico di lavoro: si tratta di un effetto secondario, ottenibile solo quando i propri collaboratori saranno cresciuti, sollevandoti da tante incombenze che oggi gravano su di te.
A tal riguardo esistono alcune best-practices, validate dall’esperienza di centinaia di manager, per aumentare l’impatto della delega.
Cosa delegare
- Tutto ciò che sai svolgere così bene da poterlo insegnare ad altri. La delega in questo caso assume anche la funzione di training on the job per il proprio collaboratore.
- Tutto ciò che non è un’attività centrale per te.
- Tutto ciò che fa crescere il collaboratore. In questo modo la delega diventa un efficace strumento di crescita.
- Tutte le attività di risoluzione dei problemi che i collaboratori si trovano di fronte. Il problem-solving è un’attività che va delegata. Ogni volta che un collaboratore mi porta un problema, non devo risolverlo al posto suo, altrimenti non cresceranno mai. Ogni volta che nasce un problema mi preoccupo di trasferire il metodo, le risorse e gli obiettivi, piuttosto che le soluzioni.
Cosa non delegare
- Non delegare la costruzione di relazioni di fiducia, sia interne sia esterne all’azienda.
- Non delegare le attività strategiche e di sviluppo aziendale.
- Non delegare il tuo sviluppo personale e la tua formazione.
Come delegare
- Non partire da cosa le persone devono fare o da come devono farlo, ma parti dal perché devono farlo. Pertanto è necessario dedicare tempo per spiegare al collaborazione le motivazioni.
- Concentrati sull’obiettivo.
- Definisci come il lavoro sarà giudicato.
- Fornisci tutte le informazioni necessarie.
- Chiedi al collaboratore di rispiegarti ciò che ha capito di dover fare.
- Stabilisci anticipatamente i momenti di revisione e incontro con il collaboratore.
A chi e quando delegare
È necessario adeguare le nostre modalità di delega di volta in volta, in funzione del tipo di persona che abbiamo di fronte:
- collaboratore esperto: posso puntare sulle motivazioni, sull’affidamento di un compito completo, con elevati livelli di autonomia;
- stagista: non posso dare responsabilità eccessiva, ma devo descrivere gli standard operativi che deve necessariamente seguire;
- il proprio capo: spesso si rimane intrappolati in riunioni organizzate dal proprio capo, che interviene in qualsiasi momento richiedendo attenzione immediata. In questo caso è possibile utilizzare la delega inversa: fissiamo degli incontri in cui il collaboratore richiede in anticipo udienza al proprio capo, facendo diventare questi incontri ricorrenti e quindi fissando porzioni di tempo in cui il capo è “costretto” a incontrare il collaboratore. Così facendo la variabilità si riduce di molto.
Articolo tratto da “Strategia Lean Lifestyle”, Luciano Attolico, Hoepli, 2021. Di cui consigliamo la lettura.