Facciamo seguito all’articolo precedente. Da un punto di vista organizzativo l’acquisizione di una commessa necessita che l’azienda strutturi un team di progetto interfunzionale costituito da tecnici di diverse funzioni aziendali, in modo tale da completare le competenze necessarie allo sviluppo autonomo della commessa. Il team viene gestito da un Project Manager (PM).
Il Project Management prevede una cassetta degli strumenti sia per la gestione operativa che economica della commessa. Gli strumenti principali per la gestione dei progetti sono i seguenti:
- WBS – Work Breakdown Structure
- OBS – Organization Breakdown Structure
- CBS – Cost Breakdown Structure
- EVA – Earned Value Analys
- Pianificazione: GANTT, PERT, …
- Risk Management
L’obiettivo del Project Management si può sintetizzare nel garantire il coordinamento dello sviluppo della commessa allineando Cliente e Azienda, con la finalità di rispettare le condizioni contrattuali in termini di tempi, costi, qualità. Il PM può avere due background:
- PM tecnico: uno dei possibili errori è l’eccessivo coinvolgimento tecnico del PM, con il rischio di perdere la visione complessiva del progetto e della sua funzione;
- PM commerciale: si tratta di una condizione preferita nel mondo anglosassone, il cui rischio è rappresentato dalla perdita o mancanza di presidio tecnico sul prodotto.
L’efficienza nella gestione del progetto ha nella condivisione delle informazioni il suo elemento cardine. Il paniere di strumenti previsti dal Project Management (accennato pocanzi) non è sufficiente a garantire un corretto scambio informativo. Infatti, un errore tipico delle aziende è creare una funzione di PM perché questa possa gestire l’aggiornamento dell’avanzamento di progetto andando a reperire l’informazione necessaria da tutti gli attori coinvolti. Tuttavia, così facendo il PM fallisce ancora prima di iniziare. Poiché:
- in primo luogo il suo ruolo diviene quello di controllore-burocrate;
- in secondo luogo la sua ricerca di allineamento sull’avanzamento della commessa tipicamente avviene via email, le cui risposte si otterranno in momenti temporali diversi. Ecco che in questo modo il PM è costantemente disinformato.
Il modello di gestione delle informazioni dovrà quindi essere sviluppato facendo in modo che le informazioni arrivino puntuali e corrette al PM. Un modello di gestione delle informazioni e di progetto così costruito è costituito dall’Oobeya. Nei prossimi articoli scopriremo di cosa si tratta.
Margotta Manufacturing sta sviluppando un modello di governance delle commesse, nonché una cassetta degli attrezzi informatica, che rispetti i principi del project management nel condurre in modo agile le commesse, studiato esclusivamente per i responsabili: ORMA.plus.