Cos’è l’Obeya Room?
L’Obeya Room, letteralmente grande stanza dei progetti, è nata negli anni ’90 in Toyota durante il progetto G21, per la realizzazione della vettura Prius.
L’Obeya è costituita da una stanza nella quale avviene la gestione e il controllo dei progetti/commesse attraverso l’interazione dei team, a vari livelli e in momenti precisi. Quindi, l’Obeya è un vero e proprio strumento di management, poiché al suo interno si realizza concretamente la gestione del progetto mediante la condivisione di informazioni e la definizione di azioni operative immediate attraverso metodi visivi (visual management).
L’Obeya si realizza attraverso un sistema di meeting, strutturato secondo 3 driver:
- informazioni puntuali e organizzate secondo il grado di dettaglio definito;
- presenza simultanea dei ruoli chiave del progetto e del sistema decisionale aziendale necessario per ogni tipo di decisione;
- assetto di regole di gestione.
Un sistema così composto, basato sulla condivisione puntuale di problemi e risoluzioni, consente:
- l’analisi dell’avanzamento del progetto e l’immediata gestione delle problematiche trovando soluzioni e per garantire l’avanzamento del progetto;
- la diminuzione di telefonate, email e meeting non pianificati, che costituisce una grande forma di spreco di tempo.
Funzionamento
L’Obeya è costituita da un insieme di lavagne, ognuna con un tipo di contenuto informativo diverso, sufficiente al PM e al suo team per tenere in controllo i parametri critici relativi allo stato di avanzamento delle commesse.
I team di commessa si ritrovano in momenti stabiliti in Obeya e aggiornano autonomamente lo stato di avanzamento del lavoro assegnato. Vengono contestualmente analizzate le criticità e definite le azioni correttive condivise.
Le lavagne sono suddivise per tipo di contenuto informativo:
- Informazioni generali relative alla commessa
- Tabelle problematiche: dedicate alla gestione dei problemi di tempi, costi, qualità, tecnici
- Tabelle di programmazione e attività suddivise per funzione
- Tabelle di performance
- Tabelle di saturazione organizzativa
- Diario di bordo
I problemi inseriti nella lavagna problematiche meritano di essere affrontati con urgenza al fine di risolverli nel minor tempo possibile. È necessario distinguere la lavagna problematiche in due aree separate: la prima è la cosiddetta area gialla che riguarda i problemi previsionali, la seconda è la cosiddetta area rossa che riguarda i problemi attuali. Per tenere traccia di tutte le riunioni precedenti (ossia le criticità riscontrate e le azioni correttive) si utilizza il diario di bordo, uno per ogni commessa. Tipicamente sono raccolti in singole cartelle posizionate al di sotto delle lavagne per poter essere facilmente consultabili da chiunque ne dovesse avere necessità.